5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biết (Phần 2) – DC UNI

5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biết (Phần 2)

GIAI ĐOẠN 3: EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNH

Sau khi hoàn tất giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, các bộ phận có thể bắt đầu áp dụng các quy trình này vào việc triển khai các giai đoạn theo như quy trình đề ra.

Các hoạt động triển khai nên được lưu trữ lại, để không chỉ các nhà quản lý có thể quản lý được tiến độ công việc, mà còn có thể biết được bước nào đang gặp vấn đề và cần phải điều chỉnh và tối ưu.

Bạn có thể sử dụng các công cụ để theo dõi tiến trình công việc, ai đang thực hiện nhiệm vụ nào, quản lý workflow của công việc. 

Ví dụ như: Trello, Airtable, Base Workflow

GIAI ĐOẠN 4: MONITORIG – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH

Sau khi triển khai các hoạt động thì đây chính là giai đoạn giúp các nhà quản lý đánh giá không chỉ với một quy trình cụ thể nào, mà còn là toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Có 3 chỉ số mà bạn có thể sử dụng để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

  • Chất lượng đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy vào mục tiêu, cách đo lường ban đầu và người tiếp nhận kết quả đầu ra.
  • Thời gian thực hiện và thời gian đưa kết quả đó đến khách hàng/người tiếp nhận
  • Chi phí:
    • Chi phí chênh lệch giữa yếu tố đầu vào và yếu tố đầu ra 
    • Chi phí làm lại do sai sót, hỏng hóc 
    • Chi phí lợi nhuận từ kết quả đầu ra

Đây là giai đoạn bao gồm theo dõi quá trình xử lý của từng quy trình nghiệp vụ, tập hợp thông tin và số liệu thống kê về hiệu suất làm việc giúp phát hiện ra các điểm tắc nghẽn hoặc bất hợp lý trong quy trình, phát hiện sự khác biệt giữa mô hình và thực hiện thực tế.

GIAI ĐOẠN 5: OPTIMIZATION- ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH

Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai đoạn 1) chúng để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai. 

Đây là giai đoạn phân tích thông tin hiệu suất trong giai đoạn Giám sát, phát hiện các điểm tắc nghẽn, bất hợp lý trong quy trình; các nguy cơ tìm tàng hoặc các cơ hội tiềm năng để giảm chi phí

hay cải thiện quy trình. Đây là giai đoạn mang lại hiệu quả và giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp.

Nguồn: Sưu tầm

Trả lời